מערכת גיוס מקוונת

דברים שחשוב לבדוק בבחירת מערכת גיוס מקוונת לארגון

מערכות גיוס ומיון חכמות הן אחד התחומים המתפתחים בקצב מסחרר בעולם משאבי האנוש בשנים האחרונות. מגוון טכנולוגיות מבוססות בינה מלאכותית שפותחו לאחרונה מבטיחות לשנות מן היסוד את האופן בו חברות וארגונים מאתרים, ממיינים ומעריכים ומקבלים החלטות גיוס.  

עם זאת, בחירת המערכת המתאימה ביותר אינה משימה פשוטה כלל. קיימות בשוק עשרות מערכות גיוס של ספקים שונים, כשכל אחת מהן מציעה מאפיינים ויכולות שונות. 

במאמר זה נסקור את טווח השיקולים, הפרמטרים והמאפיינים שיש לקחת בחשבון בעת בחירת מערכת טכנולוגית לייעול תהליכי הגיוס בארגון.

הכרות עם הטכנולוגיות הזמינות

הצעד הראשון בתהליך הוא לבצע סקירה מקיפה של המערכות והטכנולוגיות הזמינות בשוק ולהבין מה הן יכולות לספק. כיום ניתן למצוא מערכות ממוקדות במגוון תחומים:

• כלי איתור ומשיכה של מועמדים ממאגרים שונים ורשתות חברתיות.  
• פלטפורמות דיגיטליות לניהול תהליכי גיוס מתקדמים. 
• סינון ומיון ראשוני אוטומטי על בסיס אלגוריתמי התאמה. 
• ראיונות וידאו חכמים הכוללים שאלות והערכות אוטומטיות.
• בוטים וסוכנים וירטואליים לניהול שיח עם מועמדים.
• כלי הערכת אישיות, כישורים רכים ופוטנציאל עתידי.
• פתרונות לניהול וניתוח נתונים של מועמדים.

חשוב להבין את היכולות, החוזקות והמגבלות של כל מערכת גיוס מקוונת וכל ספק בטרם מתקדמים לשלב הבא.

גיבוש חזון מערכת הגיוס הרצויה

בשלב הבא יש לגבש את הדרישות והציפיות ממערכת הגיוס הרצויה. אלה כמה שאלות מרכזיות שיש לבחון:  

1. אילו תהליכים בדיוק אנו מעוניינים למכן או לשפר בעזרת המערכת? 
2. מהן הבעיות והאתגרים המרכזיים בתהליכי הגיוס הנוכחיים? 
3. אילו יעדי ביצוע כמותיים אנו שואפים שהמערכת תענה עליהם?
4. כיצד נראה שהמערכת תשתלב עם התשתיות ומערכות המידע הארגוניות הקיימות?
5. מהן המגבלות שלנו מבחינת תקציב, כח אדם או לוחות זמנים? 
6. מהם הערכים שאנו מבקשים לשמר בתהליך הגיוס?

גיבוש החזון יאפשר להגדיר באופן מדויק יותר מהן הדרישות מהמערכת הטכנולוגית וכך לזהות את הפתרון המתאים ביותר.

קריטריונים להשוואת מערכות גיוס ומיון

בשלב הבא יש לאסוף מידע מפורט אודות המערכות השונות תוך התמקדות בקריטריונים הבאים:

1. טכנולוגיות ליבה – אילו אלגוריתמים כגון למידת מכונה, עיבוד שפה טבעית וכריית מידע מוטמעים במערכת? 
2. יכולות ותכולה – האם המערכת כוללת את מגוון הכלים הנדרש כגון איתור מועמדים, סינון ומיון, ראיונות וידאו, מעקב ודיווח?
3. פלטפורמות וממשקים – האם המערכת זמינה כאפליקציה לנייד? האם היא תומכת במגוון שפות והתאמה למכשירים ניידים? 
4. אינטגרציה וקישוריות – מהי רמת השילוב שהמערכת מאפשרת עם מערכות ניהול אנושיות אחרות של הארגון?
5. אבטחת מידע ופרטיות – מהם הסטנדרטים והפרוטוקולים בהם משתמשת המערכת להגנה על המידע? היכן מאוחסנים הנתונים פיזית?   
6. עלויות ומודל תשלום – האם התשלום הוא חד פעמי? האם יש עלויות נוספות כגון הדרכה, התאמה אישית או תחזוקה? 
7. שירות ותמיכה – מה כוללות התמיכה והשירות לאורך זמן? מהם זמני התגובה במקרה של תקלה? האם ניתן לבצע התאמות ושינויים עתידיים?
8. ניסיון קודם והמלצות – מהו היקף ההטמעות הקודמות של המערכת? מהם שיעורי שביעות הרצון של הלקוחות הנוכחיים?
9. התאמה אישית – האם ניתן להתאים את מערכת הגיוס לצרכים ולמאפיינים הייחודיים של הארגון? 

השוואת הנתונים ביחס לקריטריונים אלה תספק תמונה ברורה יותר לגבי יתרונותיה וחסרונותיה של כל תוכנה לניהול גיוס עובדים עבור הצרכים הספציפיים שלכם.

הערכת אלטרנטיבות ובחירת מערכת

לקראת בחירת המערכת, כדאי לבצע מספר צעדים נוספים:

• הליך הוכחת היתכנות (POC) במסגרתו בוחנים את המערכת על נתונים ותרחישים אמיתיים של הארגון עצמו.  
• השוואה כוללת בין יתרונות וחסרונות של כל חלופה אל מול חזון המערכת הרצויה שגובש. 
• דירוג משוקלל של המערכות המובילות על פי הקריטריונים שהוגדרו.
• בחירת מספר חלופות סופיות והצגתן על ההנהלה לקבלת אישור ותקצוב.
• התנסות מעשית עם המערכת באמצעות קבלת דמו למערכת בו ניתן להשתמש. 

בשורה התחתונה

אף שמערכות גיוס ומיון חכמות מבטיחות מהפכה בתחום משאבי האנוש, נכון לבצע תהליך בחירה מדוד, לבחון היטב כל חלופה ולהימנע מקבלת החלטות פזיזה בנושא. חשוב לאמץ טכנולוגיה חדשה באופן הדרגתי תוך בחינה של ביצועיה בפועל לאורך זמן. משום שהסתגלות למערכת חדשה עשויה להיות מאתגרת עבור אנשים מסויימים, חשוב לבחור מערכת גיוס עם ממשק נוח, קל לתפעול וידידותי למשתמש.  

גם בחירת השותף הטכנולוגי הנכון היא השקעה אסטרטגית שתשפיע רבות על איכות כוח האדם של הארגון בשנים הבאות. היא מחייבת ניתוח מעמיק, תשומת לב לפרטים ושילוב בין הידע הטכנולוגי לבין הבנת צרכי העסקים והמשאב האנושי הייחודיים לארגון.

חברת נילוסופט משווקת מערכות גיוס חכמות ומתקדמות הכוללות מגוון רחב של כלים ופונקציות ליצירת הליך גיוס יעיל, מהיר וטוב יותר.

דוגמה למערכת גיוס ומיון מתקדמת היא Hunter Edge. מערכת זו כוללת מגוון רחב של יכולות לניהול אפקטיבי של מאגר המועמדים:

• פלטפורמה ייעודית לניהול קמפיינים ולגיוס פעיל של מועמדים בעלי פוטנציאל ממקורות שונים. 
• סינון ומיון אוטומטיים של מועמדים פוטנציאלים תוך שימוש באלגוריתמים מתקדמים.
• יכולות מתקדמות לאיתור מועמדים פסיביים שכבר קיימים במאגר בהתאמה לדרישות המשרה.  
• מערכת בקרה ובקרת איכות המאפשרות ניהול יעיל של המגייסים, קביעת יעדים ומדידת ביצועים.
• דוחות ניהוליים מפורטים המספקים תובנות אסטרטגיות על תהליכי הגיוס ומאפייני המועמדים.
• ממשק משתמש אינטואיטיבי וידידותי המותאם למגוון מכשירים ניידים.

ועוד מגוון רחב של כלים מבוססי בינה מלאכותית ולמידת מכונה להליך איתור וגיוס עובדים יעיל ומוצלח. 

לקבלת דמו למערכת ופרטים נוספים, צרו איתנו קשר.