איך להקים כרטיס עובד ולנהל אותו בצורה חכמה?
במערכת ניהול משאבי אנוש וגיוס כח אדם Hunter AI ניתן להקים תיק עובד דיגיטלי ולנהל את כל מחזור חייו בארגון בצורה חכמה, פשוטה ונגישה דרך ניהול תיקי העובדים ב Hunter HR.*
כרטיס עובד מרכז את כלל המידע הרלוונטי – מפרטי קשר והיסטוריית שכר, דרך קורסים והכשרות, ועד לתיעוד שיחות, ציוד, חוזים ואירועים מיוחדים.
המערכת מאפשרת גישה נוחה למידע עבור כל גורם רלוונטי בארגון, מעקב רציף אחר שינויים ותפקידים לאורך זמן, שמירה על מבנה מידע אחיד ומסודר,
והקלה משמעותית בתהליכי קבלת החלטות וניהול משאבי אנוש.
* Hunter HR זמין בגירסאות Professional, ו- Enterprise במערכות של ארגונים.
איך יוצרים עובד חדש במערכת הגיוס Hunter AI?
אפשרות 1 – הפיכת מועמד לעובד בלחיצת כפתור
אם העובד שאתם רוצים להקים כבר מופיע כמועמד במערכת, תוכלו להפוך אותו לעובד בלחיצת כפתור:
כנסו לכרטיס המועמד הרלוונטי> לחצו על כפתור "הפוך לעובד" בכפתורים המהירים המופיעים בכרטיס המועמד למעלה.
לאחר מכן ייפתח עבורכם החלון הבא ובו תצטרכו להשלים פרטים אודות העובד:
שימו לב: כל השדות המודגשים הם שדות חובה שהם- יחידה, תפקיד, תחילת העסקה, מספר עובד ומצב.
לאחר מילוי השדות, ייפתח למועמד כרטיס עובד באופן אוטומטי וכל הנתונים שהיו בכרטיס המועמד יעברו לכרטיס העובד.
אפשרות 2 – הקמת עובד חדש
אם העובד לא קיים כמועמד במערכת, ניתן להקים את העובד מאפס:
1. גשו אל התפריט הראשי > ארגון > עובדים > עובד חדש
2. במסך שנפתח ניתן להעלות קובץ קורות חיים – המערכת תנתח את הקובץ ותמלא אוטומטית את השדות האפשריים.
במידה ואין לכם קבוץ להעלות, תוכלו ללחוץ על כפתור "הבא" ולהזין את הפרטים האישיים של העובד ידנית.
בפרטים האישיים של העובד ישנם שדות חובה שיש למלא:
שדות החובה הם: שם מלא, תאריך לידה, טלפון, אימייל, תעודת זהות, מין, מצב משפחתי, מצב תעסוקתי, מספר עובד, תאריך תחילת העסקה, שיוך ליחידה.
בנוסף ניתן להזין פרטים נוספים:
שכר: סכום, מטבע, סוג שכר (חודשי/שבועי/שעתי)
קבצים רלוונטיים: חוזים, אישורים, מסמכים נלווים
ציוד: מעקב אחר ציוד שנמסר לעובד (מחשב, טלפון, רכב וכו’)
לאחר הקמת העובד, תועברו אוטומטית לכרטיס העובד החדש, המערכת תציג את העובד עם כל המידע שהוזן.
עריכת כרטיס העובד
ניתן לערוך את כרטיס העובד ולהוסיף/ לשנות פרטים על ידי לחיצה על כפתור "ערוך פרטים"
לאחר עריכת השינויים יש ללחוץ על כפתור "שמור פרטים" לשמירת פרטים.
במידה ולא תרצו לשמור את השינויים, ניתן ללחוץ על כפתור "ביטול"
כלים לניהול ומעקב בתיק העובד
בכרטיס העובד תוכלו לנהל את כל ההיסטוריה הארגונית הקשורה לאותו עובד על פי התאבים בכרטיס:
- משפחה– תוכלו להוסיף את אנשי הקשר של העובד למערכת, בהמשך נעלה מאמר המסביר כיצד מוסיפים משפחה לכרטיס העובד.
- העסקה– כל תנאי העסקה של העובד, שכר, מספר עובד וכד'.
- פעילויות– תיעוד ימי חופשה, מחלה, יציאה מוקדמת או אירוע, או כל תרחיש שתרצו לתעד. בהמשך נעלה מאמר שמביר כיצד להוסיף פעילויות לכרטיס העובד.
- קטגוריות– תוכלו להוסיף קטגוריות/ מילות תיוג אליהם העובד שייך כך תוכלו לנהל את העובדים בצורה נוחה. בהמשך נעלה מאמר שיסביר כיצד מוספים תגיות
- קו"ח– קורות החיים של העובד שהועלו למערכת.
- משרות– היסטוריית תפקידים בהם עבד בתוך הארגון
- קורסים- מעקב אחר הכשרות והסמכות שהעובד עבר כחלק מהכשרתו בארגון.
- קבצים- כל הקבצים של העובד שתרצו לשמור, תוכלו להעלות לתוך המערכת [חוזה העסקה, תעודות, 101 וכדו'] כדי ללמוד כיצד להעלות קבצים למערכת, לחצו כאן- יעלה בהמשך.
- ציוד- תוכלו לתעד את כל הציוד שניתן לעובד במסגרת עבודתו כגון מחשב, עכבר וכדו' כדי ללמוד כיצד להוסיף ציוד לתיק העובד לחצו כאן- יעלה בהמשך
לסיכום
ניהול עובדים במערכת הגיוס Hunter AI מאפשר שליטה מלאה, מעקב שוטף ויכולת קבלת החלטות מבוססת מידע.
הקמה מדויקת של כרטיס עובד, עדכון פרטים שוטף ומעקב אחר תהליך ההעסקה – יוצרים חוויית עובד איכותית יותר, חוסכים בזמן ומייעלים את עבודת מחלקת משאבי האנוש.