מערכת לניהול נוכחות עוקבת אחר שעות העבודה של העובדים שלכם. זו המערכת שבה אתם משתמשים כדי לתעד את הזמן בו העובדים שלכם מתחילים לעבוד ועד הרגע שהם יוצאים הביתה. ניהול נוכחות יכול להתבצע על ידי רישום שעות עובדים על בשלל אמצעים כמו ניקוב כרטיסי זמן או שימוש בתוכנת נוכחות מקוונת עבור החברה שלכם.
מהי חשיבותה מערכת נוכחות?
מערכות ניהול נוכחות מאפשרות לחשב את שעות העבודה של העובדים שלכם באופן מדויק. זה מועיל במיוחד אם יש לכם עובדים שעובדים על בסיס שעתי. אתם צריכים להיות מסוגלים לחשב את השכר המדויק שאתם צריכים לשלם לעובדים שלכם. בנוסף, אתם צריכים לדעת אם העובדים שלכם עבדו שעות נוספות שיתוגמלו עליהן.
מעקב אחר זמן העבודה יאפשר לכם גם לדעת אם העובדים עומדים בזמנים. באמצעות תיעוד הנוכחות בזמן כניסה ויציאה מהארגון תוכלו לדעת את השעה המדויקת בה כל עובד מגיע למקום העבודה ויוצא ממנו. זה מאפשר לכם לגלות האם ישנם עובדים שמגיעים באיחור או מסיימים לעבוד מוקדם מהדרוש. בנוסף ניהול נוכחות מאפשר לכם גם לעקוב אחר מספר ימי החופש שהעובדים לוקחים.
מהם סוגי מערכת ניהול נוכחות?
מספר פתרונות של תוכנות משאבי אנוש ושכר מגיעים מצוידים ביכולות ניהול נוכחות. עם זאת, ישנם מספר סוגים שונים של תוכנות זמינות עבור מערכת נוכחות והן שונות זו מזו.
לעיתים משולבת עם תוכנה לניהול משאבי אנוש גם מערכת ניהול חופשות, אשר יחד עם תוכנת ניהול נוכחות מספקת את התשומות לצרכי השכר של חברה.
אם נחזור לתוכנות השונות לניהול נוכחות הקיימות היום בשוק, אלו סוגי מערכות הנוכחות:
- תוכנת נוכחות ביומטרית
מערכת נוכחות ביומטרית מאמתת בעצם את זהות העובד ולוכדת את שעת הכניסה והיציאה שלו באמצעות טביעת האצבע שלו. מערכות מסוג זה פופולריות מאוד היום ומסיבות טובות. הן מונעות כל סיכוי לרישום שגוי שנעשה על ידי אדם אחר אשר עשוי לפגוע בניהול הזמנים והתפוקה של העסק או הארגון.
מערכות ביומטריות משולבות בדרך כלל עם מערכות אחרות כדי להמיר את הנתונים לדוחות ברורים. זה יכול להיעשות בקלות יחד עם הוספה והסרה פשוטות של עובדים.
- תוכנת מעקב בזמן הפסקה
ארגונים ועסקים רבים מרגישים צורך לעקוב אחר משך ההפסקות שלוקחים העובדים. עבורם, תוכנת מעקב אחר שעות ההפסקה היא עניין חשוב. עם תוכנה כזו, העובדים יכולים לצאת מחלל העבודה ולהיכנס אליו מספר פעמים במהלך היום באופן מתועד.
הרישום הראשון נעשה בכניסת העובד לשטח החברה. לאחר מכן, כל רישום נעשה ביציאה להפסקה ובחזרה ממנה כך שניתן לנטר בקלות את מספר ההפסקות של כל עובד ומשך הזמן של כל אחת מהן.
- תוכנה מקוונת לניהול נוכחות
זוהי מערכת תיעוד זמן אשר מהווה פלטפורמה אינטרנטית וידועה בדרך כלל בתור תוכנה מקוונת לניהול נוכחות. פונקציות אלו משתמשות בטכנולוגיית ענן כדי להבטיח שניתן לגשת לנתוני הנוכחות ולבצע כניסות והתנתקות כמעט מכל מקום עם חיבור לאינטרנט.
ניתן גם לבצע התחברות והתנתקות בקלות בלחיצת כפתור פשוטה – נוחות שעובדים רבים מצפים לה בעידן הדיגיטלי שלנו. מערכות כאלה מועילות גם כאשר יש לכם כוח עבודה גדול שעובד מרחוק, במיקומי לקוחות או בתפקידי מכירות בשטח.
מהם המרכיבים המרכזיים של ניהול נוכחות?
רוב התוכניות לניהול נוכחות מעסיקים חולקות את חמשת המרכיבים המרכזיים הללו:
- הגדרת היעדרות במערכת ניהול נוכחות
המונח "היעדרות" מתייחס לסוגים רבים של היעדרויות ויכול לכלול היעדרויות בימי שבתון וחגים, כתוצאה ממחלה או מחופשה. מערכת הנוכחות צריכה להתמקד בסוגי היעדרויות מסוימים שאינם כרוכים בלוח העבודה הכללי ולנסח בבירור אלו היעדרויות ירשמו במערכת.
היעדרויות מתוכננות כמו חופשות וחגים סטטוטוריים נחשבות בדרך כלל כגורפות ונלקחות בחשבון באופן אוטומטי על ידי המעסיק. אך היעדרויות לא מתוכננות, רגילות, הגעות מאוחרות ועזיבה מוקדמת עלולות להיות בעלות השפעה רבה על מקום העבודה ולפגוע בפרודוקטיביות שלו. משום כך על המעסיק לתעד אותן להתחשב בהן בסידור העבודה ובהערכות שלו.
- הבחנה בין סוגי היעדרויות
אחת ההבחנות הקריטיות ביותר שמעסיק חייב לעשות כאשר הוא מתמודד עם בעיות נוכחות באופן כללי, הוא להבדיל בין סוגי היעדרויות.
להבחנה יש חשיבות מכרעת לאופן הטיפול של המעסיק בנושא, לכן חשוב לסווג את ההיעדרות מראש ולתאר בצורה ברורה כיצד המעסיק יתמודד עם כל אחת מהן מבחינת ניכויי שכר, ניצול ימי חופשה או מחלה.
- מנגנון לדיווח היעדרות
מערכת הנוכחות צריכה להתייחס בפירוט מסוים הן לחובות העובדים לדווח על היעדרות והן כיצד עליהם לעשות זאת ולספק הערכה קבועה של המעסיק לגבי רישומי הנוכחות של העובדים. זה חיוני להערכה ולמעקב שהמעסיק צריך ליישם. רוב המערכות לניהול נוכחות מספקות למעסיק מעקב אחר חופשת מחלה בתשלום, חופשת מחלה ללא תשלום ופגישות רפואיות שבהן היעדרות מהעבודה אורכת יותר משעה.
- שמירה על שיקול דעת המעסיק
מערכת הנוכחות צריכה להחזיר למעסיק את יכולתו להפעיל שיקול דעת מעבר לנתונים היבשים, כך שיוכל להתייחס באופן ספציפי לכל מקרה ולוודא שהוא עומד במחויבות שלו כלפי עובדיו.
מעסיקים צריכים לתת מענה מתאים ואישי למקרים והיעדרויות בגינם עובד יכול להחסיר שעות עבודה. לכן על המערכת לשקף את הסיבות שבגינן העובד נעדר מהעבודה בשעות או בימים מסוימים. לא כל ההיעדרויות דומות ויש להתייחס לסיבה של כל אחת מהן באופן פרטני בהתאם לחוק ולנסיבותיו האישיות של העובד.
חברת נילוסופט מספקת מגוון פתרונות לניטור נוכחות וניהול עובדים ותהליכי גיוס עבור חברות ועסקים. לחצו כאן והכירו את המוצרים שלנו.
