אין ספק שתקן אבטחת המידע GDPR משפיע על עבודתן של מחלקות הגיוס בארגונים השונים וחברות ההשמה.
בתאריך 25.05.2018 ענף הגיוס עצר נשימה, וזה הרגע בו תהליכי הגיוס קיבלו תפנית.
גם היום, לאחר שנה וחצי של היכרות עם חוק ה-GDPR, האם ניתן לישון בשקט?
לצערי לא, מדובר בנושא שמגייסים חייבים לפקוח עין כדי להימנע מאי נעימות.
בזכות שיתוף הפעולה בין חברת נילוסופט ומשרד עורכי הדין מארוטה (אחד המשרדים הגדולים בפולין),
הכנו סיכום על כללי העבודה החשובים ביותר בהתאם לחוק שהרעיד את כולנו, GDPR.
כיצד GDPR משפיע על עבודת המגייסים?
במאמר זה, נסביר כיצד תקן GDPR משפיע על תהליכי הגיוס- גם אם מדובר בארגון וגם אם מדובר בחברת השמה-
GDPR חל גם עלייך! איך זה עובד?
במידה ומדובר בחברת השמה- חשוב להקפיד על מס' חוקים כאשר מעבירים את קורות החיים של המועמד אל הלקוחות.
במידה ומדובר בגיוסים פנימיים לתוך הארגון, גם אז ישנם חוקים חשובים איך לאכוף את התקן הכי מדובר GDPR.
אז.. אפשר להתחיל:
תקן אבטחת מידע GDPR בעולם הגיוס
כאשר מחלקות הגיוס בארגונים וחברות השמה מנהלות את מאגרי המידע של המועמדים:
שימוש בנתונים האישיים של המועמדים מבוסס על הסכמתו, חשוב לוודא את אישורו של המועמד בשימוש קורות החיים.
כחלק מתקן GDPR, למועמד ישנה אופציה להחליט כמה זמן הוא מעוניין שקורות החיים שלו ישמרו אצל המגייסים בתוכנת הגיוס,
ועל כן חשוב לעקוב על כך ולכבד את בקשתו.
בתום תקופת שמירת קורות החיים שהמועמד הביע עבורם הסכמה, על צוות הגיוס למחוק את קורות החיים והנתונים האישיים מכל המאגרים ומתוכנת הגיוס.
כן, גם מהמיילים ומחברות\קלסרים – מכל מקום בו מצוינים פרטיו של המועמד.
אז כיצד ניתן להתמודד עם ההגבלות?
וחשוב מזה, כיצד ניתן לכפות את ההגנה על הנתונים מבלי להפסיד מועמדים איכותיים?
הפתרון לתקנות המגבילות של GDPR הוא ליצור באופן נכון הסכמות מותאמות לסימון עבור המועמד בהליך הגשתו למשרה.
אין סיבה להפסיד מועמדים!
בדיוק בשביל זה, מערכת הגיוס Hunter EDGE של נילוסופט פיתחה פיצ'רים מתקדמים
שיעזרו לצוות הגיוס להמשיך לגייס בקלות תוך עמידה בכל התקנים.
אז איך זה קורה?
מערכת הגיוס Hunter EDGE תייצר עבור כל משרה באופן אוטומטי עמוד נחיתה!
כאשר עמוד הנחיתה יכלול את תיאור המשרה ואפשרות להגשת מועמדות באופן נוח ויעיל.
על מנת לאכוף את תקן GDPR, עמוד הנחיתה של המשרה יאפשר למועמדים לסמן את האפשרויות המוסכמות עליו:
האם מעוניין שיציעו לו משרות נוספות, כמה זמן הוא מסכים שישמרו את קורות החיים שלו במאגר ועוד.
אחד היתרונות הגדולים ביותר במערכת הגיוס של נילוסופט הוא האופציה להעניק למגייס חופשיות בעריכת התכנים,
ולכן גם עמוד הנחיתה יאפשר למגייס לערוך את תוכן ההסכמות כך שיותאמו באופן אישי לצרכיי המגייס ולדרישות המשרה.
כלומר ישנה חשיבות להסכמות של המועמד, לא מדובר רק בכמה זמן המועמד מאשר לאחסן את המידע שלו,
אלא האפשרות לשלוח לו הצעות עבודה שיווקיות נוספות, להשתמש בקורות החיים של המועמד לגיוסים מגוונים –
אומרת סנדרה ג'אסינסקה, מנהלת לקוחות בסניף פולין מחברת נילוסופט.
חשוב לזכור!
אם המועמד הגיש מועמדות למשרה ספציפית, לא ניתן להציע לו משרות נוספות,
אלא אם כן המועמד סימן שמאשר זאת.
למעשה, שליחת הצעות עבודה נוספות למועמד, מותנת בהסכמתו הנוספת לשימוש בקורות החיים שלו, למטרה זו.
המועמד זכאי למספר זכויות בתקן GDRP:
המועמד בעל זכויות מגוונות: הזכות לתיקון קורות חיים ונתוניו, הזכות למחוק את המידע שלו,
זכות להגבלת עיבוד נתוניו, זכות להעברת נתונים של המעביד, הזכות להתנגד להצעות עבודה שיווקיות נוספות –
המועמד הוא שמחליט האם לאפשר להשתמש בקורות החיים שלו,
באיזה אופן והאם בכלל למגייס תהיה את האופציה להציע לו הצעות עבודה נוספות.
המועמד רוצה למחוק את קורות החיים או לעדכן אותם, ומבקש גישה אליהם?
איך עושים את זה בפשטות?
על מנת לאכוף את החוק ולהצליח להשתלט על מאות קורות חיים בקלות – חייבים להשתמש במערכת גיוס!
מערכת הגיוס Hunter EDGE מאפשרת אחסון ללא הגבלה של קבצי קורות חיים,
וכך מקלה על המשתמשים במערכת ליצור מאגר קורות חיים נוח וזמין לעבודה השוטפת.
מעבר לשמירת נתוני המועמדים באופן מאובטח, מערכת הגיוס מנתחת את קורות החיים באופן אוטומטי,
מבצעת זיהוי כפילויות ומפיקה תשובות חיוביות ושליליות למועמד לפי דרישת המגייס.
בנוסף, ישנו מחולל דו"חות המאפשר מעקב אחרי כלל הנתונים, מנתח את עבודת המגייסים,
מעקב אחרי מקורות הגיוס וכמובן, שמירת היסטוריה של כל מועמד ומועמדת ועוד.
אחד היתרונות הגדולים ביותר של מערכת הגיוס Hunter EDGE, הוא מנגנון החיפוש "צייד מועמדים" אינטליגנטי ומתקדם,
המאפשר סריקה של קורות החיים החדשים שנכנסים וביצוע התאמות למשרות רלוונטיות תוך שניות!
כחלק מתקן GDPR, הגישה אל מאגר קורות החיים ופרטיי המועמדים תהיה נגישה רק לתפקידים המוגדרים כחלק מצוות הגיוס וה-HR, .
מראיינים מקצועיים (מנהלים מגייסים) וגורמים שהם חלק הכרחי מתהליך הגיוס.
חשוב לזכור להגן על הנתונים האישיים של המועמדים ולא לשתף אותם עם פונקציות בחברה שאינן רלוונטיות לגיוסים השונים.
האם כחלק מהליכי הגיוס אצלך בארגון, יש צורך לשתף את קורות החיים למנהלים המקצועיים?
במידה וכן, האם שליחת קורות החיים לעמיתייך לעבודה, נעשת באמצעות דואר אלקטרוני?
סנדרה, מנהלת תיקי לקוחות בסניף פולין מסבירה:
"אם נאבדו לך קורות חיים של מועמד או בטעות נשלחו אל הגורם הלא נכון, בתקן ה-GDPR זו בעיה!
אבל, למזלם של משתמשי מערכת הגיוס Hunter EDGE אין להם מה לדאוג, כדי להגן על נתוני המועמד,
צריך להשתמש במערכת שהמידע מוצפן וכך המידע אינו נגיש לגורמים לא רלוונטים".
*במידה וישנה הפרה של אבטחת מידע ובטעות קורות החיים ופרטיי המועמד הגיעו לגורם לא מורשה –
יש לדווח לגורם בכיר בחברה הממונה על אבטחת מידע או למועמד הנפגע מהפרה זו.
כאשר חברת ההשמה חותמת עם לקוחותיה ומתחילה עבודה מולם:
חשוב לזכור שההסכם של חברות ההשמה מול לקוחותיה הוא על פי דרישות הלקוח.
הלקוח הוא זה שמחליט איזה שימוש ניתן לעשות בנתוניו האישיים של המועמד ובקורות החיים.
האחראיות של הסוכנות היא לעמוד בדרישות הלקוח ובהסכם החתום.
על פי ההסכם שיש לך עם הלקוח, נתוניו האישיים של המועמד וקורות חיים,
צריכים להימחק, אחרי שאיישת את המשרה וסיימת את עבודתך על המועמד מול הלקוח.
כיצד ניתן להבטיח הסרה של קורות חיים ונתונים אישיים של מועמדים?
סנדרה: קורות החיים ונתוניו של המועמד צריכים להיות מאוחסנים במקום אחד,
ולא להיות מעוברים באמצעות מיילים.
למעשה, משתמשי מערכת הגיוס Hunter EDGE, מקבלים תיבת קורות חיים ייעודית וכך,
באופן אוטומטי, המועמדים מוסרים מהמערכת לפי פרק הזמן המוגדר שהם סיכמו עליו במהלך הגשת המועמדות.
חשוב לזכור! כאשר מגייסים עבור לקוח, ומעבירים את המידע האישי וקורות החיים של המועמד אליו,
יש לוודא כי המועמד מודע לכך שפרטיו עוברים אל הלקוח על פי מאמר 13 GDPR של חוק העבודה.
כחלק מהאישורים לשימוש המידע של המועמד, חובה לתעד את המסמכים (התכתבות במיילים, חוזים מול המועמד)
ואת האישורים השונים שהמועמד מאשר לחברת ההשמה להשתמש במידע למטרות בקרה ואישוש החוק.
כמובן שאין לך עילה חוקית להשתמש בנתונים של המועמד אליהם נחשפת,
דרך לקוח למטרות אישיות או לקידום חברת ההשמה שלך.
במקרה של הפרת אבטחת המידע על נתוניו האישיים של המועמד בכל מקרה, כגוון: איבוד קורות החיים,
שליחת מידע לגורם לא מורשה. חייבים לעדכן מיד את הלקוח.
במידת הצורך, יש לדווח לגורם הממונה אצלך בחברה. (למשל, מנהל אבטחת מידע).
אז אחרי שקראת את הכתבה אני מניחה שהבנת כי חוק אבטחת המידע GDPR,
עלול להיות קשה ומתיש.. אבל על מנת לאבטח את נתוני המועמד ולעמוד ברגולציות השונות –
יש פתרונות שעובדים בשבילך כדי לא להסתבך עם החוק!
מה שצריך הוא לעבוד באמצעות הכלים הנכונים והתומכים בחוק זה.
מערכת הגיוס של נילוסופט, Hunter EDGE יכולה להקל באופן משמעותי על המגייסים,
ולהעניק להם פלטפורמה נוחה לעבודה מבלי לחשוש מהשלכות החוק.
כמו כן, גם לנתח פעילויות שוטפות ולבחון האם באמת קיים פער שיכול ליצור השלכות לא נעימות.
גיוס נעים עם שמירה על החוקים אה? 🙂