מערכת דיווח נוכחות

כיצד היא פועלת ומדוע היא חיונית כל כך לחברה ולעסק?

לא משנה כמה גדול או קטן הארגון שלכם, מערכת ניהול נוכחות של העובדים שלכם חשובה ביותר. עובדים היוצאים לחופשה, נעדרים מהעבודה או לא עוקבים אחר מערכת הנוכחות, עלולים לפגוע בלוח הזמנים הכללי של העבודה ובהיתקדמות הפרויקט. במצב זה, הכרת החשיבות של מערכת ניטור הנוכחות חיונית למדי.

אם אתם תוהים מדוע מערכת ניהול הנוכחות חשובה במקום עבודה, כדאי שתדעו שכל עובד מקבל ציר זמן לניהול כל פרויקט ומערכות ניהול נוכחות מסייעות בחישוב שעות העבודה הכוללות. זה שימושי במיוחד אם העובדים שלכם מקבלים תגמול על בסיס שעתי אך גם אם העובדים שלכם מקבלים שכר חודשי גלובלי. במקרה של עובדים שעתיים, מערכת נוכחות מאפשרת לכם לשלם באופן מדויק עבור השעות שהם עבדו, לרבות גמול על שעות נוספות. זהו כלי שמשרת אתכם אך גם את העובדים שלכם והוא חיוני לניהול איכותי ומסודר של הארגון.

מעקב והבנת החשיבות של מערכת ניהול נוכחות לא רק תעזור לעובדים לעבוד לפי לוח הזמנים אלא תאפשר למנהלים להעריך נכון את תפוקת העבודה של עובדי החברה. כיום, חברות ועסקים רבים מתמודדים עם הפסדים עצומים עקב אי סדרים במערכת הנוכחות.

מהי מערכת אוטומטית לניהול נוכחות?

מערכת נוכחות עובדים עוקבת אחר שעות העבודה של העובדים, זמן התחברות, יציאות, הפסקות וחופשות על מנת להעריך נכון את משך זמן העבודה של כל עובד, לתגמל אותו בהתאם ולהעריך את ביצועיו ביחס למספר שעות העבודה שלו. נוכחות עובדים מנוהלת בדרכים שונות, מכרטיסי ניקוב, דרך גיליונות אלקטרוניים ועד מכשירים ביומטריים ומערכות אוטומטיות לניהול נוכחות.

חשיבות תוכנת ניהול נוכחות בכל ארגון

במצב הגרוע ביותר, העובדים עלולים להתמודד עם מצב של רישום לא תקין של שעות העבודה שלהם ועם טעויות בחישוב השכר הנובעות מכך. אי הקפדה על מערכת ניטור הנוכחות תגרום לתפוקה נמוכה יותר ולפגיעה במורל של העובדים.

ארגונים מתמודדים עם אי סדרים בשכר, היעדרויות סמויות ממקום העבודה ועם בעיות אחרות במקרים בהם לארגון אין מערכת נוכחית עובדים איכותית. על ידי החלפת גיליונות זמנים מבוססי נייר בתוכנה מתאימה לניהול נוכחות, חברות ועסקים יכולים לחסוך זמן, להפחית את העבודה הניהולית ולמנוע תהליכים ארוכים.

בעולם הדיגיטלי, מערכת ניהול נוכחות מקוונת של עובדים חשובה יותר. חברות רבות מאמצות את המערכת הזו כדי לעקוב אחר זמן הכניסה או היציאה של העובדים באופן אוטומטי.

הנה 4 סיבות מעולות להתקדם למערכת נוכחות מקוונת בארגון:

1.מעקב אחר ביצועי העובדים

אחת הסיבות לכך שמערכת ניהול נוכחות חשובה היא משום שהיא עוזרת למעסיקים לבדוק את הביצועים הכוללים של כל עובד. באמצעות לוח הזמנים, המעסיק יוכל לבדוק מתי העובד מגיע ויוצא. כמו כן, הוא יוכל לבדוק את סך השעות שנתן העובד לחברה על בסיס יומי. בנוסף, זהו כלי נהדר עבור המעסיק ומנהלי החשבונות להעריך נכון את השכר החודשי של כל עובד בהתאם למספר שעות העבודה שלו.

2.כלי פשוט לעיבוד שכר

בארגונים גדולים רבים, רישומים לא מדויקים של נוכחות עלולים לגרום להוצאת יותר כסף על תשלומי שעות נוספות. מערכות ניהול נוכחות מקוונות יכולות לתת תוצאות מדויקות המסייעות להפחית את נטל התשלומים הנוספים לעובדים כחלק מהשכר החודשי ובכך מאפשרות למעסיקים לשלם לעובדיהם את השכר המדוייק עבור שעות עבודתם.

3.מסייע בחישוב שיעור ההיעדרות

חישוב שיעור ההיעדרות חשוב במגזרים שבהם אנשים עובדים במשמרות או מקבלים שכר חודשי גלובלי עבור עבודתם. מערכת ניטור נוכחות של עובדים מסייעת לדעת את שיעור ההיעדרות של העובד, מה שיאפשר להנהלה לדעת מתי עובדים אחרים נדרשו להחליפו או כמה פעמים הוא נעדר מדי חודש ואת העלויות וההשלכות הכרוכות בכך. מערכת ניהול נוכחות מקוונת מסייעת במיוחד במדידת עלויות ישירות ועקיפות.

עלויות ישירות הן אותן הוצאות שעומדות בפני המעסיק עקב היעדרות של עובד. עלויות עקיפות הן עלויות שנגרמו בעקיפין עקב היעדרות מתמשכת של העובד.

4.ניהול עובדים מרחוק

חשיבות עיקרית נוספת למערכת ניהול נוכחות מקוונת של עובדים היא שהיא מאפשרת למעסיקים לנהל עובדים מרחוק. מכיוון שכיום יותר ויותר חברות וארגונים מאפשרים לעובדים שלהם לעבוד מביתם אות מחוץ למשרד, שימוש במערכת ניהול נוכחות מקוונת יכול להוריד את הלחץ של שימת עין על עובדים אלו. מכיוון שלמערכת ישנן תכונות מתקדמות לניטור הפעילות של העובדים, ניתן להעריך את שעות עבודתם גם כאשר הם מחוץ למשרד. עם יישום המערכת, תהיה שקיפות מלאה בין העובדים למעסיקים. המערכת מבוססת ענן ומסייעת בניטור בזמן אמת שיסייע עוד יותר בעיבוד השכר של כל עובד.

מערכת דיווח שעות וניהול נוכחות בסביבות עבודה היברידיות

בשנים האחרונות סביבות עבודה היברידיות הפכו לנורמה בקרב חברות רבות ברחבי העולם. מודל עבודה זה, המשלב עבודה מהמשרד עם עבודה מרחוק, מציב אתגרים רבים בניהול הזמן והנוכחות של העובדים. על מנת להתמודד עם אתגרים אלו, טכנולוגיות חדשניות נכנסות לתמונה ומספקות פתרונות יעילים לניהול דיווח שעות ונוכחות. במאמר זה נעסוק בטכנולוגיות המתקדמות ביותר בתחום זה, כיצד הן פועלות, ואיך הן יכולות לשפר את תהליכי הניהול בארגון שלכם.

הצורך בטכנולוגיות חדשניות בסביבות עבודה היברידיות

המעבר לעבודה היברידית הביא לשינוי דרסטי באופן שבו חברות מנהלות את הנוכחות והזמן של עובדיהן. בעוד שבעבר היה קל יותר לעקוב אחרי נוכחות העובדים במשרד, עבודה מרחוק מציבה אתגרים חדשים. עובדים עשויים לעבוד בשעות גמישות יותר, ממקומות שונים, ולעיתים קרובות ללא פיקוח ישיר. מצב זה דורש פתרונות טכנולוגיים המאפשרים ניהול מדויק ויעיל של זמן ונוכחות, ומספקים שקיפות ואמינות הן לעובדים והן למנהלים.

טכנולוגיות חדשניות בניהול דיווח שעות ונוכחות

1.יישומי מובייל

יישומי מובייל לניהול דיווח שעות ונוכחות הם אחד מהפתרונות המובילים בסביבות עבודה היברידיות. אפליקציות אלו מאפשרות לעובדים לדווח על זמן העבודה שלהם מכל מקום ובכל זמן, באמצעות מכשיר המובייל שלהם. יתרונות יישומי המובייל כוללים:

• נוחות וגמישות: עובדים יכולים לדווח על כניסה ויציאה לעבודה, לשנות זמני עבודה ולעקוב אחרי הנוכחות שלהם בצורה קלה ומהירה.
• שקיפות ודיוק: מערכות אלו משתמשות לעיתים בטכנולוגיות GPS לזיהוי מיקום העובדים, מה שמבטיח דיווח מדויק ואמין.
• אינטגרציה: אפליקציות רבות משתלבות עם מערכות HR ו-ERP קיימות, מה שמקל על הניהול והעיבוד של הנתונים.

2.מערכות מבוססות ענן

מערכות מבוססות ענן מספקות פתרון מתקדם לניהול דיווח שעות ונוכחות בסביבות עבודה היברידיות. מערכות אלו מאפשרות גישה מכל מקום ובכל זמן, ומציעות יתרונות רבים:

• זמינות גבוהה: נתוני הנוכחות והשעות זמינים תמיד, וניתן לגשת אליהם מכל מכשיר המחובר לאינטרנט.
• גיבוי ואבטחה: נתונים המאוחסנים בענן מוגנים בעזרת אמצעי אבטחה מתקדמים ומגובים באופן אוטומטי.
• שיתוף פעולה ושקיפות: כל בעלי העניין בארגון יכולים לגשת לנתונים הרלוונטיים בזמן אמת, מה שמגביר את השקיפות ומשפר את שיתוף הפעולה.

3.בינה מלאכותית ולמידת מכונה

בינה מלאכותית (AI) ולמידת מכונה (ML) משתלבות יותר ויותר במערכות דיווח שעות וניהול נוכחות, ומציעות שלל יכולות מתקדמות:

• חיזוי וניתוח: אלגוריתמים של למידת מכונה יכולים לחזות דפוסי עבודה והתנהגות עובדים, ולספק ניתוחים שיסייעו בקבלת החלטות מושכלות.
• אוטומציה של תהליכים: מערכות מבוססות AI יכולות לבצע אוטומציה של משימות חוזרות ונשנות, כמו אישור דיווחי שעות, מה שמפנה זמן למנהלים להתמקד במשימות חשובות יותר.
• שיפור חווית העובד: AI יכול לספק משוב אישי ומותאם לעובדים, ולסייע בשיפור הפרודוקטיביות והמעורבות.

4.זיהוי ביומטרי

טכנולוגיות זיהוי ביומטרי, כמו טביעות אצבע, זיהוי פנים וזיהוי קול, מספקות רמת אבטחה גבוהה יותר ומבטיחות דיווח מדויק על נוכחות. יתרונות הטכנולוגיות הביומטריות כוללים:

מניעת הונאות: זיהוי ביומטרי מקטין את האפשרות להונאה בדיווחי נוכחות.

נוחות ופשטות: טכנולוגיות אלו קלות לשימוש ואינן דורשות מאמצים נוספים מצד העובדים.

שילוב עם טכנולוגיות נוספות: ניתן לשלב זיהוי ביומטרי עם יישומי מובייל ומערכות מבוססות ענן, ליצירת פתרון ניהול מקיף ויעיל.

5.כלי דיווח והפקת דוחות

כלי דיווח והפקת דוחות מתקדמים מהווים חלק בלתי נפרד מכל מערכת דיווח שעות ונוכחות. כלים אלו מאפשרים למנהלים ולעובדים לגשת לנתונים בצורה מהירה ומפורטת, ובכך לשפר את ניהול הזמן והנוכחות:

• דוחות מותאמים אישית: מנהלים יכולים ליצור דוחות מותאמים אישית בהתאם לצרכי הארגון, הכוללים נתוני נוכחות, שעות עבודה, שעות נוספות, והיעדרויות.
• דשבורדים אינטראקטיביים: דשבורדים המאפשרים לראות את כל הנתונים החשובים במקום אחד, ולבצע ניתוחים מהירים של נתוני הנוכחות והזמן.
• הפקת דוחות בזמן אמת: אפשרות להפיק דוחות בזמן אמת מאפשרת למנהלים לקבל תמונה עדכנית ומדויקת של נוכחות העובדים, ולפעול בהתאם לצורך.

6.אינטגרציה עם מערכות נוספות

מערכות דיווח שעות וניהול נוכחות צריכות להיות מסוגלות להשתלב עם מערכות אחרות בארגון, כמו מערכות HR, מערכות ERP, וכלי ניהול פרויקטים.

7.פתרונות אוטומציה לניהול נוכחות

אוטומציה של תהליכי ניהול נוכחות היא גורם מפתח לשיפור היעילות והדיוק בארגונים והם עשויים לכלול מגוון אפשרויות, בהן:

• תזכורות אוטומטיות: מערכות ניהול זמן יכולות לשלוח תזכורות אוטומטיות לעובדים לדווח על כניסה ויציאה לעבודה, ובכך למנוע שכחת דיווחים.
• אישור אוטומטי של שעות עבודה: אלגוריתמים יכולים לאשר באופן אוטומטי דיווחי שעות עבודה תקינים, ולשלוח לאישור ידני רק דיווחים חריגים.
• ניתוח אוטומטי של נתונים: מערכת נוכחות מבוססת AI יכולה לנתח באופן אוטומטי נתוני נוכחות, ולהפיק תובנות והמלצות לשיפור היעילות בארגון.

8.חוויית משתמש מעולה

לא סתם תחום חוויית משתמש הוא אחד התחומים הצומחים והבולטים ביותר בתעשיות שונות. למערכת עם חווית משתמש טובה יש השפעה רבה על ניהול הנוכחות של מנהלים בארגון ושל העובדים המשתמשים בה. מערכת המציעה חוויית משתמש טובה צריכה לכלול מספר פרמטרים:

• ממשק ידידותי למשתמש: מערכות עם ממשקים אינטואיטיביים וידידותיים למשתמש מקלות על העובדים לדווח על נוכחות ולנהל את זמנם בצורה יעילה.
• נגישות מכל מכשיר: מערכות נגישות מכל מכשיר, כולל מחשבים ניידים, טלפונים חכמים וטאבלטים, מאפשרות לעובדים לדווח על נוכחות ולגשת לנתונים מכל מקום.
• תמיכה רב לשונית: מערכות המציעות תמיכה בשפות שונות מאפשרות לעובדים ממדינות שונות להשתמש במערכת בקלות ובנוחות.

חברת נילוסופט משווקת מגוון מערכות מתקדמות בתחומי ניהול גיוס, עובדים ונוכחות ושלל פיצ'רים וכלים חכמים. 

כל המערכות ניתנות להתאמה אישית לצרכים של כל ארגון והם כוללות תכונות וטכנולוגיות חכמות בהן בינה מלאכותית, למידת מכונה, אוטומציות, ממשקים נוחים למשתמשים ועוד. 

התקדמו למערכות גיוס ונוכחות טובות ויעילות יותר.  לקבלת דמו למערכת שמתאימה לצרכים של הארגון שלכם, צרו איתנו קשר.

הכירו את מערכת Tine Hunter של חברת נילוסופט

נהלו את החודש שלכם עם מערכת נוכחות וניהול פרויקטים מנצחת!

זוהי מערכת נוכחות עובדים חכמה אשר מאפשרת נגישות לעובדים באמצעות אתר, אפליקציה ואפילו על ידי החתמה ביומטרית. מערכת Time Hunter מאפשרת ניהול נוכחות חכם ויעיל של העובדים במשרד ומכל מקום בארץ ובחו"ל. 

Time Hunter נגיש לעובדים כאפליקציה/ אתר אינטרנט ובנוסף כהחתמה ביומטרית.

מה היא החתמה ביומטרית? 

החתמה באמצעות זיהוי טביעת אצבע, תווי פנים, כרטיס קרבה וקוד אישי לבחירתכם!

לא מדובר רק ברישום שעות, Time Hunter יעניק לכם התייעלות וחסכון יום יומי!
Time Hunter ינהל הסכמי עבודה מורכבים וחישוב שעות נפרד בהתאם לצרכי הארגון בצורה הנוחה, הפשוטה והחכמה ביותר!

העובדים הנכנסים למערכת ראשית, חשופים לכפתור החתמת הדיווח (כניסה/יציאה), לאחר מכן לרשימת דיווחי הנוכחות האחרונים, רשימת משימות וסטטיסטיקת נתוני השעות שלהם.

כמנהלים אתם יכולים לצפות ולנהל את כל דיווחי הנוכחות, לראות מאיפה במפה כל עובד דיווח, לשלוח לעובד פרוייקטים ומשימות ולייצא את הנתונים למערכת השכר ולדו"חות.

לא משנה אם העובד שלכם במשרד, בבית או אפילו בחו"ל, Time Hunter מקיים עבורו:

• דיווח נוכחות (התחלה/סיום) באמצעות אתר/ אפליקציה/ זיהוי ביומטרי כולל מיקום על גבי מפה.
• דיווח היעדרויות ואירוע
• עדכון הערות ותזכורות
• צפייה בדו"ח חודשי
• דיווח משימות וניהול פרויקטים

עם Time Hunter תנהלו את שעון הנוכחות בצורה הטובה ביותר:

• חישוב שעות נוספות וחיתוך שעות בהתאם למשמרות
• התאמה מלאה לחגים וימים מיוחדים
• ניהול בונוסים ונסיעות
• עדכון ימי מחלה/חופש/אירועים חריגים אחרים
• יצירה וניהול פרוייקטים ומשימות עבור העובדים
• ייצוא נתונים ב-Excel , Web , Pdf , Txt ,Print
• יצירת דו"חות + דו"חות חכמים המציגים את הנתונים בהתאם להסכמי העבודה
• אפשרות בחירה בהצגה עשרונית/שעתית
• ניהול וסגירת חודש באמצעות לוח בקרה עשיר ומתקדם!

אינטגרציה מלאה למערכת השכר!

• ייצוא נתונים מותאם למערכת קיימת
• קליטת שעות ורכיבי שכר
• מגוון שלם של מערכות שכר

חשוב לציין כי מערכת שעון הנוכחות מותאמת לגודל ולצרכי הארגון שלכם!

באמצעות האינטגרציה המיוחדת למערכת השכר אתם  תחסכו זמני הקלדה מיותרים ותאפשרו למערכת לנהל עבורכם את חישוב השכר במהירות ובדייקנות לכל עובד!

נוסף על כך, הינכם יכולים להתחבר במגוון שפות: עברית, גרמנית, אנגלית, ערבית, צרפתית, ספרדית, רוסית, פולנית ועוד.

Time Hunterשל מערכת הגיוס נילוסופט נגיש עבורכם מכל מקום ומכל זמן!

צרו עימנו קשר ונשמח לספר לכם עוד!