תוכנה לניהול משאבי אנוש וסודיות: כיצד לשמור על פרטיות העובדים?

במרוצת השנים האחרונות, חלה התקדמות משמעותית בטכנולוגיות המידע ובאופן שבו ארגונים מנהלים את משאבי האנוש שלהם. מערכות לניהול משאבי אנוש הפכו לכלי חיוני עבור חברות וארגונים, המאפשר ניהול יעיל ומרוכז של נתוני העובדים, תהליכי גיוס, ניהול משכורות, נוכחות וכוח אדם. עם זאת, לצד יתרונותיהן הרבים, מערכות אלו מציבות גם סוגיות מורכבות הקשורות לפרטיות ולאבטחת המידע של העובדים.

סוגיות פרטיות וסודיות נתונים

מערכות לניהול משאבי אנוש כוללות כמות עצומה של נתונים אישיים ורגישים על העובדים, החל מפרטים אישיים כגון כתובות, מספרי זהות וחשבונות בנק, ועד למידע רפואי, משפחתי, כלכלי ומקצועי. חשיפה לא מבוקרת של נתונים אלה עלולה לפגוע באופן משמעותי בפרטיות העובדים ולחשוף אותם לסיכונים כגון גניבת זהות, הונאות כלכליות ואף פגיעה פיזית.

חשוב לזכור כי חובת שמירה על סודיות נתוני העובדים אינה רק עניין אתי, אלא גם דרישה חוקית במרבית המדינות המודרניות. בישראל, למשל, חוק הגנת הפרטיות קובע כי על ארגונים לנקוט באמצעי אבטחה נאותים כדי להגן על המידע האישי של עובדיהם.

אתגרים ייחודיים בסודיות הנתונים במערכות לניהול משאבי אנוש

יישום אמצעים לשמירה על סודיות הנתונים במערכות לניהול משאבי אנוש מציב אתגרים ייחודיים הנובעים מהמאפיינים הספציפיים של מערכות אלו:

1.נגישות נרחבת למידע: במערכות לניהול משאבי אנוש, קיימים מספר רב של משתמשים פנים ארגוניים הזקוקים לגישה למידע שונה על העובדים. מנהלים, עובדי משאבי אנוש, מנהלי חשבונות, מנהלי פרויקטים ועוד – כולם עשויים לזקוק לגישה חלקית או מלאה למידע שונה במערכת. ניהול זכויות הגישה למידע זה מהווה אתגר לוגיסטי ובטחוני גדול.

2.הזנת נתונים ידנית: חלק ניכר מהנתונים במערכות לניהול משאבי אנוש מוזן באופן ידני על ידי העובדים עצמם או על ידי עובדי משאבי אנוש. תהליך זה חשוף לטעויות אנוש ומהווה נקודת כניסה פוטנציאלית לאיומי אבטחה, כגון החדרת נתונים זדוניים או שגויים.

3.שילוב עם מערכות חיצוניות: תוכנה לניהול משאבי אנוש נדרשת לעתים קרובות להתממשק עם מערכות חיצוניות של גורמים שלישיים, כגון ספקי שירותי כוח אדם, יועצים חיצוניים וספקי תוכנה. חשיפת הממשקים והקישוריות עם גורמים אלה מהווה סיכון פוטנציאלי לדליפת מידע.

4.שינויים ארגוניים ותחלופת עובדים: סביבת משאבי האנוש ארגונית מתאפיינת לרוב בשינויים תכופים בתפקידי עובדים, מעברים בין יחידות וזרמי עובדים נכנסים ויוצאים. מציאות זו מציבה אתגרים בניהול זכויות הגישה ובשמירה על סודיות הנתונים כאשר עובדים משנים את תפקידם או עוזבים את הארגון.

גישות להגברת הבטיחות וסודיות הנתונים

על מנת להתמודד עם האתגרים האלו ולהבטיח שמירה מירבית על סודיות הנתונים, על ארגונים לאמץ גישות רב שכבתיות וממוקדות המשלבות בקרות טכנולוגיות, תהליכים ארגוניים ומדיניות אבטחת מידע:

אמצעים טכנולוגיים

1.הצפנת נתונים: יישום הצפנה חזקה של נתונים מהווה שכבת הגנה חשובה כנגד איומי אבטחה. פרוטוקולי הצפנה עדכניים וחתימות דיגיטליות יכולים להגן באופן יעיל על שלמות ואבטחות הנתונים.

2.בקרת גישה בהתאם לתפקידים: מערכות לניהול משאבי אנוש מודרניות מיישמות מודלים מתקדמים של בקרת גישה, המאפשרים לארגונים להגביל ולפקח על הזכויות וההרשאות של משתמשים שונים במערכת. בקרת גישה בהתבסס על תפקידים מבוססת על הקצאת תפקידים ייעודיים למשתמשים ומגדירה את רמות הגישה למידע בהתאם.

3.ניהול מרכזי של זהויות וחיי מחזור הרשאות: ניהול מרכזי של חשבונות משתמשים, תפקידים וזכויות גישה מאפשר לארגונים לבצע שינויים הרשאות בזמן אמת ולהבטיח כי משתמשים לא יכולים לגשת למידע שאינו רלוונטי לתפקידם. כלים אלו חיוניים בסביבות דינמיות הכוללות תחלופת עובדים ושינויים ארגוניים.

4.ניטור פעילות וחריגים: מערכות מתקדמות מציעות תכונות ניטור המאפשרות לארגונים לעקוב אחר הפעילות במערכת, לזהות התנהגות חריגה וניסיונות גישה לא לגיטימיים, ולספק התראות בזמן אמת על איומים פוטנציאליים.

תהליכים ארגוניים

1.הדרכות והגברת המודעות: הדרכות והגברת המודעות של העובדים לחשיבות שמירה על סודיות הנתונים הם חלק חשוב מהמאמץ הארגוני. הדרכות אלו צריכות לכלול הבנת הסיכונים, הכללים וההתנהגויות הרצויות כדי למנוע דליפה או חשיפה של מידע.  

2.ממשקי משתמש מותאמים: ממשקי משתמש נוחים ובטוחים במערכות יכולים לתרום רבות למזעור טעויות אנוש ולמניעת חשיפת מידע לא מכוונת. ממשקים אלו צריכים להציג רק את המידע הרלוונטי לתפקידי המשתמש ולהגביל גישה לא מורשית.

3.מדיניות וכללים ברורים: ארגונים צריכים לקבוע מדיניות ברורה לגבי סודיות המידע ושימוש במידע. מדיניות זו צריכה לקבוע כללים לגישה, שיתוף מידע, שמירת חומרים רגישים ודרכי פעולה במקרה של חשיפה או דליפת מידע.

4.תהליכי קליטת עובדים ופיטורים: בכל הנוגע לגיוס והשמת עובדים, נקודות החיבור והניתוק של עובדים הן רגעים קריטיים לסודיות הנתונים. ארגונים צריכים לקבוע תהליכים מוסדרים להקצאה וביטול הרשאות גישה בעת קליטת עובדים חדשים ועזיבת עובדים קיימים.

מדיניות אבטחת מידע

פרט לאמצעים הספציפיים למערכות ניהול משאבי אנוש, על חברות וארגונים לאמץ מדיניות כוללת לאבטחת מידע הכוללת את האמצעים הבאים:

1.תקנים בינלאומיים: ארגונים צריכים לעמוד בתקנים בינלאומיים כמו ISO 27001, המגדירים נהלים ופרקטיקות מומלצות לניהול אבטחת מידע.

2.תוכניות המשכיות עסקית: תוכניות להמשכיות עסקית מסייעות לארגונים לשמור על שרידות המערכות והמידע בהן במקרים של אירועי כשל, אסונות או איומים אחרים.

3.פרוטוקולי התאוששות ממקרי אבטחה: ארגונים צריכים להיות ערוכים לטפל באירועי אבטחה, דליפות מידע וגניבת נתונים על ידי יישום פרוטוקולים לתגובה וחקירה של האירועים.

לסיכום

אבטחת המידע ושמירה על סודיות נתוני העובדים במערכות לניהול משאבי אנוש הן סוגיות מורכבות ודינמיות. הן דורשות התייחסות הוליסטית המשלבת פתרונות טכנולוגיים, תהליכים ארגוניים ומדיניות כוללת לאבטחת מידע. בדרך זו חברות וארגונים יכולים ליהנות מהיתרונות הרבים של מערכות גיוס וניהול משאבי אנוש מתקדמות תוך כדי שמירה על פרטיות העובדים והגנה על מידע רגיש.

חברת נילוסופט משווקת מגוון מערכות מתקדמות ומאובטחות היטב לניהול משאבי אנוש. לחצו כאן לקבלת דמו למערכת שמותאמת לצרכי הארגון שלכם.