אורית מויאל, מנהלת מכון 'שמר' 19 שנה ואת פונקציית כוח האדם 6 שנים, בחרה במערכת הגיוס Niloosoft Hunter- EDGE לארגונים!

קצת על מכון "שמר": המכון הרפואי המוביל בישראל לשירותים רפואיים ולמגוון נרחב של בדיקות רפואיות.
המכון הוקם בשנת 1988, על מנת לתת מענה יחיד מסוגו בישראל: מרכז רפואי חדשני, בעל אוריינטציית שירות ויחסי אנוש, ומעל הכול מקצועיות ואמינות.
במשך השנים תחומי הפעילות של המכון התרחבו, וכיום הוא מספק מגוון נרחב של שירותים רפואיים ובדיקות רפואיות לכל סוגי הלקוחות.

אורית מספרת:

"באתי לתחום כוח האדם עם אפס ניסיון וידע! את ההתמוחות שלי בנושא עברתי במשך השנים. במשך 19 שנה תפקדתי כמגייסת ומנהלת כוח האדם יחידה. אני יודעת על כל תחום תעסוקה בחברה עצמה ואת כל הגיוסים עשיתי באופן ידני, דרך מייל ורשימות. אף פעם לא עבדתי עם תוכנות, פחדתי מהעבודה הטכנולוגית.

השינוי שהתרחש בזכות שהכנסנו את התוכנת הגיוס- Huntet EDGE אשר ידידותית, נוחה וקלה אשר סיפק כלי שמעולם לא היה לי לפני, כלי שקל מאד לעבוד איתו ובזכותו לקצר ולייעל תהליכים, השינוי הזה עזר לי מאד!

עצם השינוי של הכנסת תוכנת הגיוס, עזר לי להתפנות לעבודה על דברים אחרים. אני בזמן מאד קצר צריכה לעמוד בהספקי עבודה ולפעמים ממלאת מקום חסר של מנהלים. הזמנים שלי לחוצים, לכן, מערכת הגיוס הזו היא מעולה כי שום נתון לא הולך לאיבוד והיא תמיד מתעדכנת.

שימור אוטומטי של כל הנתונים חוסך לי את פעולת השמירה באופן ידני של ניירת או את השימוש הרב בזיכרון שאי אפשר להסתמך עליו לחלוטין. בעקבות השימש בתוכנת ניהול הגיוסים, אני יכולה לנתב את הזיכרון שלי לדברים אחרים.
החלוקה והקטגוריות במערכת הגיוס מדהימה, היא לגמרי מותאמת למשתמש באופן שהכי נוח לו. למשל, אם מועמד נפל מהליך הגיוס במשרה מסויימת, אני יכולה להזין למה הוא נפל ובמקרה שהוא אכן חוזר לאחר זמן הוא מופיע עם המידע, ההסטוריה שלו ואם הוא היה אצלינו בתהליך גיוס לפני לכן. אני מאד מרוצה מהמערכת!"

• מה היתה הסיטואציה העסקית טרם התקשורת עם נילוסופט?

"התנהלנו באמצעות פרסום ממומן באול גובס, בלשכת התעסוקה של הטכניון, בלינקדאין ובפייסבוק זה לא היה 'וואו' מכיוון שהייתי מקבלת הרבה קורות חיים מAll Jobs למייל והייתי מדפיסה את קורות החיים הרלוונטים. נוצרה המון ניירת והיה צריך לעקוב אחר הנתונים ולמצוא אותם ידנית כי הם לא היו מתעדכנים באופן אוטומטי."

• כיצד הגעתם להחלטה שצריך למצוא פתרון שישפר את המצב הנוכחי?

"לאחרונה, לעומת שנים קודמת, השנה מכון שמר מגייסים הרבה!
המנ"כל עשה חיפושים רבים כיצד לייעל את המערכות. הוא ישב, נבר, חיפש ובחן מערכות גיוס. אני עבדתי תחילה עם תוכנה אחרת והיא לא נתנה את המענה שרצינו וחיפשנו. לאור זאת, המנ"כל ביקש שאחפש חברות המציעות מערכת לניהול ומעקב גיוס כוח אדם וחפשתי, אני חששתי בעקבות פחד מטכנולוגיה.

המענה שחיפשנו הוא תוכנת גיוס שתעזור לנו להפסיק עם הניירת ולהפיק גיוסים מהירים ומוצלחים, הבוס שלי רצה גם לקבל גישה לגיוסים במיוחד אם אני לא נמצאת, הוא רצה שהכל יהיה מנוהל במחשב.
הגעתי לנילוסופט ויצרתי קשר, קבעתי שיחת הכירות עם המערכת יחד עם ספיר – מנהלת מחלקת שיווק & מכירות,  נוצר 'קליק' איתה מכיוון שהיא מאד תקשורתית והעניקה תחושה טובה של יחס והרגשתי שאנו חשובים לה כלקוחות.
היא כמובן, הציגה והסבירה עבורנו את המערכת ונוכחנו לראות שהמענה של המערכת די רחב ואכן כולל את מה שחיפשנו.

המחיר היה אותו הדבר כמו מערכת אחרות, ידעתי שהתמודדות עם המערכת הטכנולוגית הוא חשוב ושבנילוסופט, לעומת חברות אחרות, יש צוות שמלווה אותי באופן נעים ותומך. זה מה שסגר אותי על המערכת ואני לא מתחרטת!"

• אילו פתרונות נבחנו? מדוע בחרתם במערכת Hunter EDGE?

"בחנו כמה מערכת גיוס, בפגישת המכירה עם ספיר, קיבלנו את ההסבר המקצועי והטוב ביותר, הרגשנו שאנו באמת מבינים ויכולים לראות כיצד ההמערכת וכליה תומכים, מייעלים ומשפרים את הגיוסים. כמובן שעשינו השוואת מחירים ועלות המערכת היתה משתלמת עבורינו."

• איך היה תהליך המכירה?

"היה מאד נעים! ספיר היתה מאד שירותית, אדיבה, נעימה, נגישה והתחשבה בזמנים שלנו. היה קשה לתאם כי הזמנים שלי ושל המנכ"ל שונים. היא ניצלה מעולה את הזמן! לאחר מכן ליוותה אותנו בכל ההליך וענתה על כל שאלה.
כתוצאה מהשיחה עם ספיר הרגשתי שאני מבינה את הכלים העקריים שמערכת הגיוס מציעה."

• איך עבר תהליך הטמעת המערכת? תוך כמה זמן רכשתם שליטה?

"הייתי בהדרכה אחת ויצאתי ממנה עם ביטחון בקשר למערכת הגיוס! לאחר מכן, פניתי לרותם- מנהלת תיקי לקוחות במערך התמיכה, עבור שאלות וזה באמת היה כל הליך הלמידה, מנקודה זו המשכתי כרגיל.

חווית הלמידה היתה קלילה ולא מסובכת, מאד ידידות לכאלה שלא אוהבים טכנולוגיה ולא מתמצאים במחשבים, אני מאד ממליצה!

מבחינת חווית תמיכה טכנית– שוטפת, רותם ליוותה אותי והתכתבה איתי. היא תמיד היתה זמינה, נתנה מענה לכל שאלותי וקיבלתי הרגשה שאני בידיים טובות.

ההסבה מהמערכת הקודמת– בהתחלה שלחתי לרותם את החומר והיא הכניסה את הנתונים לתוכנה ומאז, כל נתון חדש נכנס ישירות ובאופן אוטומטי למערכת, באמת ללא בעיה.

לסיכומו של עניין, אני מרגישה בזכות כל התמיכה והאינטואטיביות שמערכת הגיוס Hunter EDGE מאופיינת בה, אני בקיאה בשימוש בה ויש לי שליטה טובה במערכת ובגיוסים."

• מה השתנה והשתפר?

משאבי הזמן והזיכרון שהשתמשתי בהם רבות בעבר מנוצלים כיום באופן שונה לחולוטין. טרם המעבר לתוכנת הגיוס הייתי לוקחת זמן רב ואת זיכרוני עבור תהליכי הגיוס. התהליכים התייעלו בעיקר מבחינת מהירות, כך שמתפנה עבורי זמן לעשיית פעולות אחרות בתפקידי ומאז תחילת השימוש במערכת אני מתפנה להתמקד בפרוייקטים נוספים שבתפקידי.

כיום, בזכות תוכנת הגיוס אני יכולה לאתר מועמדים בקלות ולא לנבור בקלסרים. בנוסף והכי חשוב, כל הנתונים והעדכונים שמורים באופן ידידותי, מובן ונוח. העבודה עצמה הרבה יותר אינטואטיבית, נינוחה עבורי ואני נהנת מהכניסה למערכת שאפשרית מכל מקום, גם מהבית.

בנוסף לכך, כעת יש עומס רב מבחינת גיוסים שלא היה לנו לפני וניתן לראות כי המערכת עומדת בעומס מצויין!
היא מנהלת את כל הדאטא באופן שחוסך לנו עבודה של תיוק וזיכרון נתונים."

• מאילו פיצ'רים אתם מרוצים? כיצד הם משפרים את הגיוס?

"אני משתמשת בכלי הפרסום– הפרסום בדפים נעשה ישירות מהמערכת והפרסום בAll Jobs חינם.
בנוסף, בכלי הנקרא 'מיני סייט' שהוא לינק לפרסום עבור הגשת מועמדות ישירה ונגישה- ברגע שהמועמד לוחץ עליו הוא חשוף לדרישות המשרה באופן מעוצב ונגיש הממתג אותי ויכול להגיש מועמדות בו-במקום.

שליחת מכתבים למועמדים באמצעות טמפלט מעוצב! בפיצ'ר הזה אני מאד נהנת להשתמש והוא מאד ייעיל וחוסך זמנים.
אני מכינה טמפלט מעוצב אשר מדוור למועמדים וממתג אותי, הטמפלט בדרך כלל משמש להודעות בנוסח מכתבי שלילה או חיוב. משמע, בעבודתי השוטפת אני מסמנת כמה מועמדים שאני לצורך הדוגמא רוצה לשלול אותם, לאחר מכן, לוחצת על הטמפלט של מכתב השלילה והוא נשלח לכל המועמדים שבחרתי בבת אחת! ולא רק זה, עדכון השלילה מעודכן באופן אוטומטי במערכת הגיוס על אותו מועמד באותו תהליך, מה שעוזר לשמירת הסדר והמעקב.

לסיכום, מערכת הגיוס עצמה משתמשת אותי על בסיס יומי, היא מאגדת עבורי את כל הנתונים, העדכונים וההסטוריה ומאפשרת לי לעבוד איתם בקלות. אני ממליצה לכל חברה לעבוד עם מערכת הגיוס Hunter EDGE שמגיעה יחד עם שירות לבבי ."