מאיה בנבניסטי, מנהלת משאבי אנוש בחברת גאמידה לקחה את תחום הגיוס ומשאבי אנוש תחת חסותה ובחרה לעבוד עם מערכת הגיוס Hunter EDGE!

"כל חיי המקצועיים עסקתי בתחום הגיוס ומשאבי אנוש, אני מודה, אני בתחום 17 שנה!
הגעתי לגאמידה לפני שנה, זו חברה שקיימת משנת 89 אך, עד לפני שנה לא היתה מחלקת גיוס ומשאבי אנוש. משמע, אני הפונקציה הראשונה שקשורה ל HR בגאמידה!

לפני שהגעתי כל מה שהיה קשור לHR  היה מפוזר, המנהלים פחות התעסקו בנושא זה. כל מנהל, גייס לעצמו ולצוות שלו. נוסף לכך, נושא הרווחה כמעט לא היה קיים. כל מנהל עבד בצורה שבה היה נכון לו לעבוד.

במסגרת אחריותי אני תופסת בתפקיד ניהול הגיוסים. אני בונה הליכי עבודה, נהלים ושינויים, מכיוון שהיו דברים שלא נעשו בצורה מסודרת בחברה. למשל, לא היו משובים נכונים על ראיונות גיוס וכשנעשו משובים לא ידעו לקרוא אותם נכון או לא קראו אותם, לא היו הדרכות למנהלים- זו פונקציה חשובה לטיפוח כי מנהל זה מקצוע בפני עצמו ודורש ידע רב (חלק מההדרכות אני מעבירה וחלק מספקים חיצוניים). לא היו עושים אבחונים למועמדים ולא ראיונות או בדיקת ממליצים, זה הכל היה 'מהבטן'. עבודה בצורה זו היא אינה מדויקת ופתוחה לטעיות והפסדים.

נוסף על כך, כל נושא הרווחה (ימי גיבוש, מיצוי זכויות המעסיקים והעובדים, נוחות העובדים, הטבות, מתנות ועוד..) מנוהל בצורה נכונה ולפי גאנט שנתי. הפונקציה שאני תופסת בחברה יוצרת סדר שיוויון בין כל הצוותים, אני דואגת שכל צוות יקבל את אותם דברים ואני מתאימה מבחינת רווחה את הפעילויות כמו ימי גיבוש, בנוסף הגיוס-שהיה אקראי ולא חכם או יציב הפך לתהליך מהיר ונכון.

בגאמידה יש עובדים מאד וותיקים אז כשאני מנסה לעשות שיוון זה מאתגר, השאיפה שלי זה לשפר את המצב ולהתמקצע גם בעולם משאבי האנוש ולא רק בתוכן ובקליניקה.

קצת על 'גאמידה': גאמידה בע"מ פועלת משנת 1989 ומייצגת מגוון יצרנים וספקים מהמובילים בעולם. בחברה פועלות שתי חטיבות: החטיבה הרפואית וחטיבת התעשייה. החברה עובדת בהתאם לתקן ISO9001-2008

גאמידה היא חברה יבואנית אשר מחולקת ל 2 חטיבות עיקריות, החטיבה הראשונה והגדולה ביותר היא הרפואית המחולקת ל 7 מחלקות. גאמידה משווקת בישראל מבחר ציוד רפואי איכותי ומתקדם מתוצרת חברות רב לאומיות מובילות ממוצרי ציוד לחדרי ניתוח וטיפול נמרץ על למוצרים לאבחון בעיות קרדיולוגיות.  החטיבה השנייה היא חטיבת התעשיה. היא מורכבת מ2  מחלקות, אחת נותנת מענה לחדרים נקיים והשנייה עוסקת במוצרים של בטיחות בעבודה.

אנו מתחייבים לעובדינו עבור יצירת סביבת עבודה הוגנת, נעימה ומסבת השראה בה תינתן לכל עובד אחריות אישית יחד עם עצמאות, תיגמול ההולם את הביצוע, שותפות וחברות. אני יכולה להעיד על החברה שהיא בעלת 145 עובדים ומאוד יציבה .

בDNA שלנו אנו חברה משפחתית וההווי של ההנהלה והעובדים מאד נעים, אנושי ואכפתי."

• מה היתה הסיטואציה העסקית טרם התקשורת עם נילוסופט?

"לפני שהגעתי לגאמידה, כל מנהל ניהל לעצמו את הליך הגיוס עם הכלים וההבנה שברשותו. הגיוס אינו היה יעיל ומאד מפוזר. לאור המצב, כל תחום הגיוס בחברה עבר להיות תחתי, פתחתי תיבת מייל שלHR  ועבדתי עם טבלאות אקסל, זה היה מאד לא נוח וישן.

בתור התחלה, פתחתי תיבת מייל מיוחדת לגיוס וHR. בעקבות זאת, המון מועמדים שלחו קורות חיים למייל שלי.. בשביל להגיב למועמדים בבת אחת אם זה במייל שלילת מועמדות או מייל אחר, עשיתי Copy-Paste על הודעות ובאופן ידני הייתי שולחת מיילים שוב ושוב באופן לא אפקטיבי, לא יעייל אשר כורך לא מעט זמן ועבודה. זאת ועוד, פתחתי טבלת אקסל והמטרה היתה לעדכן בה הכל ובכך, לעקוב אחר הליכי הגיוס. עדכנתי בטבלה מה קרה בתהליכים, איפה הגיוס נפל ולפעמים מסיבות שונות, שכחתי לעדכן באקסל, או שהעדכון לא היה מובן או מסודר.

תוכנת הגיוס מעניקה ניהול ומעקב הכולל סדר, ריכוז ומודעות לתהליך– זה בדיוק מה שהיינו צריכים."

• כיצד הגעתם להחלטה שצריך למצוא פתרון שישפר את המצב הנוכחי?

"זמן קצר לאחר שהתחלתי לעבוד בגאמידה, קיבלתי מייל פרסומת של מערכת הגיוס Hunter EDGE ויצרתי את הקשר הראשוני עם נילוסופט. בהתחלה, הייתה התנגדות לשינויים מצד מנהלי החברה ובכלל להוספת מערכות. לאחר כמה חודשים, ברגע שזהיתי בשלות לשינויים העלתי את נושא מערכות הניהול המעקב אחר מועמדים בתהליכי הגיוס של חברת נילוסופט."

• איך עבר הליך המכירה?

"פגישת המכירה היתה מאד טובה! ספיר- מנהלת המכירות, מאוד אנרגטית, ידעה לאיפה היא נכנסת ולענות על כל השאלות והחששות, ה'פחדים' שהיו לנו נרגעו.

ראוי לציין שחששתי שהשלב של המכירה יועבר בהלך רוח של 'הכל שירותי ונעים' וכאשר אגיע לשלב שאחרי- התמיכה הטכנית, אשאר לבד ללא תמיכה. ספיר הרגיעה אותי ואחרי שעברתי להטמעת המערכת ולהתנהלות היום יומית, אני יכולה להגיד בביטחון מלא שיש צוות טכני שתמיד שם בשבילך ולא מזניחים שום לקוח. לסיכום, הליך זה היה מאוד ידידותי וחוויתי עבוריינו."

• אילו פתרונות נבחנו? מדוע בחרתם במערכת Hunter EDGE?

"בחנתי כל מני מערכות גיוס ווביות (WEB) אחרות בשוק הגיוס והHR, נוכחתי לראות שהממשק לא היה ידידותי ורמת השירות באופן גורף ברוב החברות לא היתה גבוהה. כבר בשלבי המכירה אצל חברות אחרות היה קשה לתקשר והרגשתי שאיו שם אנשים איתי.

לעוומת זאת, הממשק של Hunter EDGE מאד ידידותי, אינטואיטיבי ומזמין, בנוסף הוא נותן ביטחון ושותף בעולם הגיוס. הנראות, החיפוש והאיתור של נתונים מצויין והדרך שבה מועמדים נכנסים לתוכנת הגיוס היא אוטומטית בין אם שלחו קו"ח או הגישו מועמדות- הם מופיעים במערכת באופן שקל למצא אותם.

שירות התמיכה הטכנית הוא מדהים ויש עם מי לדבר! כל מי שצריך או מחפש שירות זה המקום!"

• איך עבר תהליך הטמעת המערכת ותוך כמה זמן היתה לכם שליטה מלאה על המערכת?

"תהליך ההטמעה עבר מעולה! רותם- מנהלת תיקי לקוחות, העבירה לי אותו ואחרי 2 מפגשים כבר למדתי איך להשתמש במערכת.

אני מנהלת את הליך הגיוס, פותחת משרות, מנהלת מעקב על כל מועמד, שולחת תשובות למועמדים באופן אוטומטי והעיקר- לא רצה דרך 8 מקומות במקביל- כל התהליך תחת קורת גג אחת! אני מרגישה שאני שולטת במערכת! "

• מה השתנה והשתפר?

"התייעלות בזמנים! לוקח באופן דרסטי פחות זמן לגייס ולבצע פעולות בהליך הגיוס. בנוסף, הלך העבודה הרבה יותר נוח וממוקד זה משפיע ישירות על הייעול העסקי, מכיוון שהתהליכים בהחלט יותר מקצועיים, אפקטיביים ואוטומטיים. זאת אומרת, התהליכים יכולים לרוץ!"

• אילו פיצ'רים אתם משתמשים באופן תדיר ומרוצים מהשימוש בהם?

"לאור העובדה שאין לי הרבה משרות, הפיצ'רים הפשוטים במערכת כבר עושים את ההבדל.

למשל, כלי יצירת הקשר עם מועמדים- כל פעם שאני מקבלת קו"ח, עוברת עליהם ורואה לצורך הדוגמא, שהמועמד לא עבר לשלב הבא, בלחיצת כפתור אני יכולה לשלוח הודעת שלילה. למעשה, זה מתבצע עם טמפלט מעוצב מראש על ידי וכשאני מעוניינת לשלוח למועמד הודעה כזו, אני מקליקה והטמפלט המעוצב על ידי נשלח עם הפרטים של המועמד ושלי. בנוסף, המערכת אוטומטית שוללת את המועמד מהמשרה ללא פעולה ידנית נוספת מצידי.

ראוי לציין שנוח לי שבלחיצת כפתור באמצעות מחולל הדו"חות אני רואה את כל המועמדים, כמות המועמדויות, כמה התחילו תהליך, כמה לא התחילו, איפה מועמדים נפלו ועוד.. בזכות מדדים אלו, אני יודעת לאבחן את המצב ולזהות אם הניסוח של המשרה נכון או לא, האם המקרה השכר לא מתאים לשוק ועוד סיבות.

אני משתמשת במערכת גיוס על בסיס יומי- ניהול הגיוס נעשה לפי הצורך של גאמידה, נילוסופט מעניקה תמיכה טכנית כך שהמערכת תמיד תשרת את צרכי הלקוח. האינטואיטיביות שהמערכת מאופיינת בה היא החלק העיקרי והייחודי שאני מרוצה ממנו. הכל מרוכז ומסודר, המעקב מתבצע נכון ואני יכולה להפיק את התוצאות הרצויות ויחד עם זאת להיות רגועה ולהרגיש בידיים טובות."

• עוד משהו שתרצו להגיד?

"נילוסופט מספקת שירות ברמה שלא מצאתי במקום אחר! אני מרוצה וממליצה על מערכת הגיוס Hunter EDGE ללא ספק."